# Hoe bouw ik mijn agenda en notulen op? Op deze pagina geven we je praktische handvatten om je vergaderingen helder en effectief op te bouwen. In MeetingTrack werken we altijd met **drie niveaus**: - Hoofdniveau (Level 1) - Onderwerpniveau (Level 2) - Besluiten-/Actieniveau (Level 3) Door deze structuur te volgen, zorg je voor overzichtelijke notulen, heldere actielijsten en duidelijke besluitvorming. We leggen per niveau uit hoe en waarvoor je ze gebruikt. 💡 We hebben ook enkele voorbeelden/sjablonen voor je gemaakt die je kunt gebruiken als handvat, deze vind je hier: [[Voorbeeld agenda's]] ## 1️⃣ Hoofdniveau (Level 1) – De grote thema’s Het hoofdniveau bevat de belangrijkste **thema’s of blokken** van je vergadering. Denk aan: - Ingekomen punten - Een specifiek project - Een klant of cliënt - Een bepaalde afdeling in je bedrijf - Een groter onderwerp zoals “Veiligheid” of “Planning” **Kenmerken:** - Overkoepelende punten, geen details of bespreekpunten - Idealiter niet meer dan 1-4 hoofdagendapunten per vergadering - Binnen elk punt noteer je later de specifieke onderwerpen (Level 2), dat zijn de punten die je daadwerkelijk wilt gaan bespreken. - Optioneel gekoppeld aan een Referentie (zie ook onze documentatie over Referenties) ## 2️⃣ Onderwerpniveau (Level 2) – De bespreekpunten Binnen elk hoofdagendapunt komen de **specifieke bespreekpunten**. Dit zijn de onderwerpen waarover je het daadwerkelijk wilt hebben en vormen dus écht je agenda die je voorafgaand aan de meeting definieert en deelt met de deelnemers. Bijvoorbeeld: - Bij *Planning*: “Openstaande offertes”, “Leveringsproblemen” of “Nieuwe opleverdatum” - Bij *Project X*: “Status voortgang”, “Technische uitdagingen”, “Communicatie met klant” **Kenmerken:** - Concretere onderwerpen binnen een groter thema die je wilt bespreken - Elk punt kan leiden tot meerdere acties of besluiten (Level 3) - Hier leg je de kern van het gesprek vast ## 3️⃣ Besluiten-/Actieniveau (Level 3) – Wat er moet gebeuren Dit niveau bevat de **afspraken, acties en besluiten** die voortkomen uit een bespreekpunt. Dit zijn de punten die je tijdens meeting (of in voorgaande meetings) hebt besproken. Bijvoorbeeld: - “Offerte beoordelen” – verantwoordelijk: Jan, deadline: 15-09-2025 - “Extra veiligheidsinspectie inplannen” – verantwoordelijk: Petra, deadline: 20-09-2025 **Kenmerken:** - Je kunt **verantwoordelijken** en **deadlines** toevoegen - Zonder verantwoordelijke en deadline blijft het een **besluit**/notitie - **Meerdere verantwoordelijken** mogelijk bij gezamenlijke acties - Alle acties worden automatisch als **taken** zichtbaar in MeetingTrack ## 📌 Tips voor het structureren van je agenda - **Begin breed, werk smal**: Start met één hoofdniveau, vul daarna onderwerpen en sluit af met acties. Vul eventueel later aan met meerdere hoofdniveaus als dit in je vergaderstructuur wenselijk blijkt. - **Beperk het aantal hoofdagendapunten** voor focus en tijdsbeheer - **Schrijf acties concreet en meetbaar** (wie doet wat, wanneer) - **Gebruik de indeling consequent**: dit maakt notulen en taakopvolging veel efficiënter Door deze structuur aan te houden, wordt elke vergadering productiever, overzichtelijker en beter navolgbaar in MeetingTrack. ## Voorbeeld notulen ![[Pasted image 20250811165810.png]] ### Zie ook [[Een vergadering aanmaken]] [[Een vergadering afronden]] [[Notuleren tijdens een vergadering]]